기록관 운영규칙[목차로]

제정  2011. 03. 07.

개정  2014. 02. 13.

제 1 장  총칙

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “공공기록물법”이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 한국콘텐츠진흥원 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “기록물”이라 함은 한국콘텐츠진흥원이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반 업무를 말한다.

3. “기록관”이라 함은 기록물을 효율적으로 관리, 보존, 활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

4. “전자문서생산시스템”이라 함은 사무관리규칙 제3조에 따른 전자문서시스템 등을 말한다.

제3조(적용범위) 이 규칙은 한국콘텐츠진흥원에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

제 2 장 구성 및 분장업무

제4조(소속 및 인원구성) ①기록관의 장은 경영관리실장이 되며 인사총무팀에서 실무를 담당한다. <개정 2012. 5. 3>, <개정 2014. 2. 13>

②기록관의 장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리․기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전담인력을 배치하여야 한다.

③기록관의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

④기록관의 장은 효율적인 기록관리 업무수행을 위하여 본원 이외의 부서 단위로 기록관 또는 서고를 둘 경우 보존기간 15년 이상 기록물은 본원 기록관으로 이관 관리하도록 하여야 한다.

제5조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관의 장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.

②자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 원장이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.

③기록관의 장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제6조(주요업무 및 업무분장) ①기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립․시행

2. 기록물 관리 및 활용

3. 기록관리기준표(기록물분류기준표)의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물 관리기관으로의 통보

5. 주요기록물의 영구기록물 관리기관으로의 이관

6. 주요 회의록, 조사․연구․검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리

9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류

10. 기록물 서고 관리

11. 기록물 정수 점검 및 실태조사

12. 기록물관리 지도·교육 운영 계획 수립 및 시행

13. 당해 기관의 기록물관리에 대한 지도․감독 및 지원

14. 중요 기록물의 재난대비 계획 수립

15. 기록관의 시설 및 장비관리

16. 기록물관리 시스템의 설치 및 운영

17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색․열람 제공

18. 소관 비전자기록물의 전자화

19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

20. 소관 기록물의 검색․열람 제공

21. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리

22. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제 3 장 기록물의 관리

제7조(기록물의 생산) ① 기록관의 장은 진흥원에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산․등록될 수 있도록 하여야 한다.

② 기록관의 장은 「공공기록물관리법 시행령」(이하 “시행령”이라 한다)제17조 내지 제19조에 따른 조사․연구․검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록, 관리 기준을 작성․관리하여야 한다.

제8조(기록물의 등록)  ① 모든 기록물은 생산․접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.

② 기록관에서 직접 수집한 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안을 검토하여 필요시 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제9조(기록물의 정리) ① 기록관의 장은 각 부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부, 접근권한 재분류, 분류․편철․확정 등에 대한 지침을 통보하여야 한다.

② 부서장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관의 장에게 전자문서시스템을 통하여 통보하여야 한다.

제10조(기록물의 이관) ① 각 부서는 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 별지 제1호 서식에 따라 이관목록을 작성하여 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호 서식에 따른 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.

② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.

③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 보존) ①기록관에서 인수한 기록물은 기록물 보존기준표(별표 1)에 따라 기록물 형태, 부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

②제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③기록관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제 4 장 기록물평가심의회 운영

제12조(기록물의 평가 및 폐기) ①기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)의 심의를 거쳐야 한다.

②심의회는 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 시행령 제43조에 따라 생산부서(팀) 의견조회, 전문요원의 심사 및 심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 최종 심의한다.

제13조(심의회의 구성 및 기능) ①심의회는 위원장 1인을 포함하여, 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 민간전문가 및 소속직원으로 구성한다.

②심의회의 위원장은 기록관장으로 하고, 간사는 인사총무팀장, 내부위원은 각 실장/본부장/국장/단장으로 하고, 2인은 문화콘텐츠 또는 기록관리 등에 전문지식을 가진 외부전문가로 위촉한다. 민간위원의 임기는 2년으로 하되, 1차에 한하여 연임할 수 있다. <개정 2014. 2. 13>

③심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 평가대상기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부

2. 단위업무 및 기록물에 대한 보존기간의 조정

3. 기타 보존 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

제14조(심의회의 심의) ①심의회 위원장은 심의회가 개최되기 1주전에 심의안건, 평가심의서(별지 제3호 서식) 및 기타 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부한다.

②위원들은 시행령 제26조의 보존기간별 분류기준과 역사적 ․ 사료적 ․ 증빙적 ․ 행정적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등이 타당한지 심의하여야 한다.

③위원들은 평가심의 과정에서 필요하다고 판단될 때, 단위업무별 보존기간에 관한 심의도 함께 실시하여야 한다. 전문요원은 심의 결과의 적정성 여부를 검토하여 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치를 취하여야 한다.

④심의회 위원들은 별지 제3호 서식의 기록물평가심의서에 기록물의 평가에 관한 의견을 기록하여야 한다.

제15조(심의회의 소집 및 의결) ①심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.

②심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③심의위원은 회의 개최가 필요하다고 판단되는 경우에는 위원장에게 회의 소집을 요구할 수 있다. 이 경우 위원장은 개최 사유를 검토하여 필요하다고 판단되는 경우 회의를 소집하여야 한다.

④실무부서는 기록물평가심의회 회의록을 작성, 관리한다.

제16조(전자기록물의 폐기) 전자기록물의 경우에도 이와 같은 절차를 거치되  전자적으로 수행한다.

제 4 장 기록물의 전산화관리

제17조(보존시설 및 장비의 확보) ①기록관의 장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 「공공기록물법 시행령」별표 6의 기준에 준하는 보존 시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

②기록관의 장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업 공간, 열람 공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

제18조(기록관리시스템 및 장비구축) ①기록관에서는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

②기록관리시스템은 부서의 전자기록생산시스템 및 기록물의 생산현황통보, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다. 다만, 기록관리시스템은 중앙기록물관리기관에서 배포한 표준을 준용하여 구축하여야 한다.

제19조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ①기록관의 장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

②기록관의 장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제20조(주요기록물의 전산화) 기록관의 장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 부서의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제21조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물(그룹웨어, ERP 내용 포함)은 디스크, 테이프(자기테이프, Dat 파일 등), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

제22조(전자기록물의 백업 및 보존)  ①전자기록물(그룹웨어등)의 안전한 보존을 위하여 전자시스템 운영부서장(정보시스템관리부서)은 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

구분	주기	보관기간	보관장소
전체자료	매주	1개월	IDC
변경자료	매일	1개월	IDC

②백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제 5 장 보안관리 및 점검

제23조(보안관리) ①기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규칙에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규칙이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

②기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람․견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제24조(긴급사태 대비) 기록관의 장은 기록관의 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

제25조(점검) 기록관의 문서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 보존서고의 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부 등에 대한 점검

2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황을 별지 제4호 서식에 따라 점검 ․ 관리

제 6 장 기록물의 대출 및 열람

제26조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장․단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제27조(열람 및 대출의 자격) ①기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 한국콘텐츠진흥원 직원

2. 유관기관 등의 직원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

② 제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제28조(열람 준수사항) ①열람은 기록관 관리 실무부서가 지정한 장소에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.

1. 기록물의 훼손․오손 또는 파기

2. 무단으로 외부로의 반출

3. 열람 지역 내로의 음식물 등 반입 행위

4. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

③ 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제29조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 14일(공휴일 포함) 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하고자하는 자는 별지 제5호 서식의 기록물 반출․반입서를 작성하여야 한다.

4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제30조(열람․대출의 제한) 다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람․대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람․대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제31조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

제32조(대출 기록물의 반납)  ①기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시

2. 그 밖에 기록관의 장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제 7 장 보 칙

제33조(기록물 관리실태 점검 및 교육)  ①기록관의 장은 진흥원의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.

②기록관의 장은 기록물의 관리업무와 관련하여 한국콘텐츠진흥원 부서의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제34조(세부사항) 이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

부 칙

제1조(시행일) 이 규칙은 원장의 승인을 얻은 날로부터 시행한다

[별표 1 ]

기록물 보존기간표(제11조 제①항관련)

□ 부서 공통업무

소기능	단위과제명	보존 기간	단위과제별 해당업무설명
서 무	서무업무	3년	부서내 일반 업무관리를 수행하는 업무로, 지시사항, 업무연락, 행사 참가 등에 관련되는 업무 등을 수시 반복하는 집행업무. 부서내의 일반 서무업무, 협조업무 등 일상적인 업무수행과정에서 생산 혹은 접수한 문서로 업무 참조 목적으로 3년 보존.
	사무분장	5년	부서에 분장된 사무를 개인 수준으로 분장하는 사항으로 개인별 수행업무를 명확히 나타낼 수 있는 업무임. 개인별 수행업무에 대한 책임규명 및 성과관리 등에 필요한 자료하므로 5년간 보존
	인사업무	3년	근무성적평정 등과 같은 부서 단위로 진행되는 일상적인 인사관리와 관련된 업무. 부서 단위에서 생산되는 기초적인 자료성격의 기록물로 3년간 보존함. 채용/평가관련 인사업무는 이에 해당하지 않음.
	국회관련 업무 관리	3년	국회 관련 업무 및 국정감사 관련 질의서 및 답변서 등을 정리하고 부서 수준의 의견을 제출하는 업무로, 국실 단위 혹은 상급 기관에서의 공식적인 기록물을 생산하기 위한 기초자료 성격이므로 3년간 보존함.
	복무관리 (복무제도 운영)	1년	부서 수준에서 진행되는 직무와 관련된 시간외 근무 및 출장 명령, 휴가계획 취합 및 제출, 당직명령 등의 업무. 연단위로 반복되는 업무로 1년 보존함
	을지훈련	3년	부서 수준에서 비상대비 정부연습과 관련된 메시지의 접수, 처리결과보고 등의 업무. 매년 반복되는 업무이나, 비상대비업무에 대한 참고목적으로 3년간 보존함. 비상대비자원관리법 등에 의하여 특정부처에서 수행하여야 하는 기관 고유성 비상대비 업무는 이에 해당하지 않음.
	각종통계, 자료관리	5년	부서에서 관리하는 일상적인 업무참고용 각종통계 및 자료관리에 관한 업무. 부서 업무수행에 참고목적으로 보관하므로 5년간 보존함. 국가 혹은 지역사회의 주요 부문 통계를 주관하는 부처나 부서의 해당 통계는 이에 해당하지 않으며, 이 통계 및 관련 자료는 해당 단위과제의 보존기간동안 보존함.
지도감사	감사수감 및 결과조치	5년	감사 기관의 감사 등에 따른 관련 자료 작성 및 수감 등에 관해 부서에서 수행하는 업무. 부서에서 수행한 감사업무 전반을 기록한 것이지만, 관련 제반 기록을 감사 주무부서에서 통합 관리하므로 장기간 보존이 필요치 않고, 향후 부서 업무계획 수립에 참고하기 위해 5년 보존
기록관리	기록물관리	5년	부서에서 생산, 접수한 기록을 관리하는 업무. 생산(접수)기록의 등록, 매년 실시하는 기록물정리, 기록관 이관 등 부서에서 진행되는 제반 기록관리업무
	기록 관리 기준표관리	10년	업무에 기반한 기록물관리를 위한 소기능·단위과제 등록 및 폐지 등의 업무로, 부서의 분장사무 혹은 담당업무의 변화·수행업무의 변화 등을 관리하는 업무. 기관단위의 기록관에서 취합하여 최종 기록물이 생산되고 있으므로, 부서 업무참조 등을 목적으로 10년 보존

물품관리	물품관리	5년	물품관리법 제33조 및 동법시행령 제38조 규정에 의거,자산취득성 각종 물품 및 시설에 대하여 효율적으로 운용관리하고 물품취득, 사용, 보관, 처분 등을 명확하게 하기 위한 업무. 정기적으로 실시하는 재물조사에 근거가 되는 기록으로 2-3년만 참고 활용하면 되지만, 회계 관련 기록이므로 감사에 대비하여 5년 보존
민원관리	민원업무처리	10년	부서의 행정처분에 대한 이의제기, 법규 또는 제도개선 등을 요구하는 민원에 대한 대응 업무. 해당 내용은 향후 정책추진 및 개발에 영향을 끼침. 민원기록으로 업무참조 및 관련 민원인에 대한 업무 수행 증빙목적으로 10년 보존
예산회계	예산편성 및 집행	5년	부서내 예산 편성 및 기획에 관한 예산업무로서 예산부서에 제출하는 예산자료를 생산하고 배당된 예산 중 부서 수준의 일상적인 업무추진비를 집행하는데 관련된 업무. 향후 예산편성 및 지출에 관한 자료로 자주 열람되며, 회계 감사에 대비하여 5년 보존함. 부서 단위의 주요 사업 집행을 위한 예산 사항은 관련 단위과제의 보존기간 동안 보존하여야 함
보안관리	보안일반	3년	부서의 비밀업무에 속하는 사항이 아니고, 일반적인 보안사항을 점검 관리하는 단순 반복적인 업무. 부서의 일반적인 보안사항 점검 관리에 관한 기록으로 장기보존의 가치는 적으며 업무 참조상 3년 보존
	비밀관리	영구	각종 비문 및 대외비의 작성, 접수, 발송, 건명, 사본번호, 재분류, 이송, 이관, 인계인수 등 비밀기록에 관련된 사항 일체를 유지 관리하는 업무로 그 내용이 누설되는 경우 국가안전보장에 유해한 결과를 초래할 우려가 있으므로 철저한 보안 유지가 요구되는 업무. 비밀기록의 비밀해제에 따른 재분류 등에 대비해야하므로 영구보존
업무계획 (보고) 및 평가	과제 및 성과관리 / 업무계획 및 보고	5년	부서에서 수행하는 업무 전반에 대한 평가 및 특정사업에 대한 성과관리와 이를 위한 해당 사업에 대한 보고 등에 관한 업무로, 부서 수행업무의 분장, 계획수립 및 추진, 실적 점검 등이 포함되며, 특정 시기의 기관 업무추진의 방향성을 알려주는 과제 등의 수행과 관련한 부서 단위의 기초적인 과제 및 성과관리를 관리하기 위한 업무. 부서 업무 전반에 대한 평가 및 성과관리는 매년 이루어지며 특정 중요 사업에 대한 평가 관련 기록도 기획 주무부서에서 통합 관리하므로 장기간 보존이 필요치 않고, 향후 부서 업무수행 참고를 위해 5년 보존

□ 기관 공통 업무 보존기간표

감사	감사 일반	종합감사	10년
		감사 이의신청	10년
		감사대행명령	10년
		일상감사	10년
		부내감사결과처리	영구
		감사계획수립	5년
		감사업무지원	5년
	감사원 감사결과처리	감사원 처분요구사항 처리	영구
		감사원 처분요구사항 재심의청구	준영구
	부패방지 추진	공직기강 확립 추진 및 평가	5년
		부패방지대책 추진	5년
		국가청렴위원회 협력	5년
		공직자행동강령	10년
	공직자윤리 관리	선물신고	10년
	재산 등록	공직자윤리위원회 운영	영구
		공직자재산신고심사서	10년
		공직자재산신고서 및 증빙서류	5년
		공직자재산신고 일반행정	3년
	진정 및 비리신고 처리	부조리 신고창구 운영	10년
		공직자전용비리신고방 운영	10년
		진정민원 조사처리	10년
개인정보 보호	개인정보보호	개인정보 수집 계획 수립 및 시행	10년
		개인정보 화일관리	30년
		개인정보 화일대장(목록집)	준영구
		개인정보 보안조치	3년
		개인정보보호 지도점검	5년
		입출력자료 관리대장	5년
		처리정보 관리	10년

예산	예산 집행	자체 수입 징수 및 관리	10년
		세입세출외 출납업무	5년
		수입대체 경비 초과승인·관리	10년
		예비비 관리	영구
		예산낭비사례 발굴·조치	10년
		예산배정	5년
		이.전용	5년
		이월/이체	5년
		재정집행상황 관리	10년
		기관 공통경비 관리	5년
		지출실적 통계관리 및 보고	5년
		지출원인행위	5년
	예산안 편성	기본사업비 예산안 편성	10년
		예산안 편성	10년
		신규주요사업비 편성	10년
		예산편성 관련 관련부처 대응	5년
		예산편성지침관리 및 주요사업비 예산편성	10년
		인건비 예산안 편성	10년
결산	결산보고	결산 및 결산지원(분리)	10년
		결산보고서 작성 및 보고	10년
		지출 결산 및 수시보고	10년
회계	지출.회계 관리	부서운영비 교부·집행	5년
		수입관리	10년
		세입세출외 현금관리	10년
		자금관리/지출관리	10년
		채권관리	준영구
		회계검사 및 결산	준영구
	디지털회계지원 시스템운영	예산집행현황 조회서비스 제공	5년
		지출원인행위 등재 및 지출결의 등의 요청	5년
계약	계약관리	계약관리	10년
		각종 구매(정부권장정책 구매 포함)	10년
		일반집행	5년
		계약정보관리	10년

국회	국정감사 대응	국정감사 수감/후속조치	10년
	국회 대응	국회 대응 보고	5년
		법안심사	10년
		요구자료 처리	3년
기획	국제교류	국제교류협력일반	5년
		국제행사 유치 및 개최	준영구
		양자간 교류협력 협정 체결	영구
		외국 주최 행사 참가	10년
		외국과의 실무회의	10년
		외국투자유치	영구
	업무계획 수립	국회업무보고 작성	영구
		연간업무계획수립	영구
		월간업무계획수립	5년
		장기업무계획	30년
		주간업무계획수립	3년
		주요 현안보고 작성	10년
		중기업무계획	10년
	통계	통계기준	영구
		통계자료관리	준영구
		통계자료분석	준영구
		통계조사	10년
		통계조사결과	영구
		통계조정	10년
		통계간행물관리	10년
	백서 및 통계연보 발간	백서발간	영구
		통계연보발간	영구
	회의관리	기관장주재회의 운영 (회의록 관리를 포함할 경우)	영구
		위원회운영(회의록관리를 포함할 경우)	영구

비상계획	비상대비계획수립	비상대비 계획점검·조정	5년
		비상근무관리	3년
	정부연습 실시	을지연습 계획수립 및 실시	10년
	직장 민방위 편성운영	직장 민방위 편성운영	5년
	충무계획 수립	자체충무계획 및 응전자유화 집행계획 수립	10년
		충무계획 (충무기본계획안·충무집행계획) 수립 및 검토·승인	10년
비서업무	기관장보좌	국회 협의업무	영구
		대내외 일정관리	영구
		소관분야 자료수집 및 업무보좌	10년
		연설, 훈시자료 작성	영구
성과관리	성과관리 기획	성과관리 계획 수립.운영	10년
		성과관리 및 평가규정 제정.운영	10년
		성과관리 매뉴얼 개발 및 교육.보급	5년
		성과와 보상연계방안 수립	5년
		성과지표 개발관리	10년
	업무처리절차 개선	업무처리절차 분석 및 업무처리과정 표준화	10년
정보공개	행정정보공개 운영	정보공개심의회 운영	5년
		정보공개업무편람 발간/개정	5년
		정보공개청구 처리(on-line·off-line)	10년
		주요문서목록 작성 비치	5년
		행정정보의 공표· 공개	준영구
		불복구제처리	준영구

인사관리	교육훈련	교육훈련일반	3년
		국내외훈련	10년
		위탁교육	5년
	인사 운영	개인별 인사기록관리	준영구
		인사관리서류관리	준영구
		전자인사관리시스템 구축 ·운영	준영구
		겸임겸직	3년
		국외출장허가	10년
		채용	준영구
		공적심의회운영	10년
		근무평정	5년
		성과계약평가	5년
		상훈관리	30년
		성과관리	5년
		승진강임	10년
		인사발령원본	영구
		인사발령통보	3년
		일용직인사관리	10년
		전직	10년
		전보	3년
		징계	30년
		퇴직	10년
		파견	5년
		휴직복직	5년
재난재해	재난재해관리	재난관리	10년
		재해관리	10년
		재난재해복구	10년
		재난재해예방	10년
		재난재해조직관리	10년
		특정관리대상시설 관리	준영구

시설관리	시설관리	시설관리일반	3년
		시설방호	5년
		시설임대차계약관리	10년
		시설설계도면 관리	준영구
		시설취득	영구
행정정보화	원내 정보자원관리	정보자원관리 계획수립	5년
		전산기기 보급 및 운영	3년
		전산자료 데이터셋	10년
	행정업무 정보화	정보시스템 운영	10년
		정보화 기본계획 수립·추진	10년
		정보화진단 및 수준평가	10년
		사용자계정, 전자이미지서명 관리	준영구
		전자관인 관리	영구
		전자민원창구운영	10년
		행정정보보호	10년
	정보화마인드 함양	정보화 교육	3년
	홈페이지 구축 운영	홈페이지 구축 및 개선	10년
		홈페이지 운영	5년
홍보	기획홍보	홍보결과 분석평가	10년
		홍보기획	10년
	언론모니터링	건전비판 대응	10년
		오보대응	10년
	온라인홍보 활성화	인터넷 홍보	3년
	홍보전문성 제고	주요업무 홍보컨설팅	5년
		직원 홍보마인드 제고	5년
후생복지	후생복지 운영	선택적 복지제도 운영(맞춤형 복지제도)	10년
		사내근로복지기금 운영	10년
	급여	급여가압류	30년
		급여일반	5년
		연금 및 4대 보험	10년
		연봉	5년

운영지원	물품관리	물품관리	10년
		물품관리전환	10년
		불용품관리	10년
		전시예술품관리	영구
		재물조사	5년
	보안 관리	문서보안	10년
		보안감사	5년
		보안업무 시행계획 수립	10년
		보안업무 심사분석	10년
		보안업무규정 시행요강	10년
		비밀소유 및 인가자 현황 조사	5년
		시설, 인원, 장비, 통신보안	10년
	복무제도 운영	시간외 초과근무 관리	3년
		정기휴가	1년
	사무관리	유관기관간 업무협조	5년
		사무인계인수(보직변경에 의한 인계인수)	5년
		업무편람 발간 관리	10년
		정책자료집 발간	영구
	기타 운영지원	출입증 발급	5년
		관인관리	영구
		제증명발급	3년
		차량관리	5년
	의전 및 행사	기관 자체행사	3년
		기관장 이· 취임	5년
		주요행사지원	10년
기록관리	기록물 관리	공개여부 재분류	준영구
		기록관리 혁신 추진사업	5년
		기록물관리실태점검	10년
		문서수발	3년
		보존매체 수록현황 관리	준영구
		기록물 이관	영구
		기록물 정리	10년
		기록물 폐기심의	영구
		기록물관리기준표 변경	영구
		기록관운영	10년
		주요시청각기록물관리	영구
		회의록 관리	영구
		기록관 기록관리시스템 구축 ·운영	30년
		생산현황파악 및 보고	10년
	자료 관리	도서 간행물 관리	준영구
		열람대출업무	3년
		간행물 관리	준영구

[별지 제1호 서식]

기록물 이관목록

1. 기록물철단위로 이관하는 기록물

부서명(기관코드) :                                    인계자 직급 및 성명 :

이  관  연  도 :	인수자 직급 및 성명 :

기록물철 분류번호	생산연도	기록물철명	수량		기록물 형태	보존기간	비고
			건수	쪽수

2. 개별관리기록물(건)단위로 이관하는 기록물

부서명(기관코드) :                                     인계자 직급 및 성명 :

이  관  연  도 :	인수자 직급 및 성명 :

등록번호	생산연도	기록물건명	기록물철 분류번호	쪽수	기록물 형태	보존기간	공개 구분	공개제한 쪽표시	비고

[별지 제2호 서식]

기록물 이관연기신청서

1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우

(부서명(기관코드) :              )

일련번호	등록번호	제 목	생산연도	이관희망 연도	연기사유

2. 개별관리기록물의 이관을 연기하는 경우

(부서명(기관코드) :               )

일련번호	등록번호	제 목	생산연도	이관희망 연도	연기사유

[별지 제3호 서식]

기록물평가심의서

￭부서명① :

￭일      자② :                              ￭기록물평가심의위원③ :

일련번호 ④	생산 연도 ⑤	기록물철 제목 ⑥	보존기간 ⑦	보존기간 만료일 ⑧		처리과		기록물관리전문요원		심의회의견 ⑬
						처리의견 ⑨	사유 ⑩	평가의견 ⑪	사유 ⑫

	< 기입요령 >
평가심의서를 작성할 경우에는 다음과 같이 기입한다. ① 부서명 : 해당 부서명을 기입한다. ② 일자 : 평가심의서를 작성한 일자를 기입한다. ③ 기록물평가심의위원 : 위원의 성명을 기입하고 서명을 한다. ④ 일련번호 : 순차적으로 번호를 기입한다. ⑤ 생산연도 : 기록물 생산연도를 기입한다. 만약 해를 넘어가는 경우에는 시작연도와 종결연도를 모두 기입한다.(예 : 2006~2007) ⑥ 기록물철 제목 : 기록물철에 기입되어 있는 철명과 동일하게 기입해야 한다. ⑦ 보존기간 : 기록물의 보존기간을 기입한다. ⑧ 보존기간 만료일 : 기록물의 보존기간 만료일을 기입한다. ⑨ 처리의견 : 폐기/보존기간 재책정/보류 등 담당자의 의견을 기입한다. ⑩ 사유 : 담당자가 의견을 제시한 사유를 기입한다. ⑪ 평가의견 : 각 과로부터 평가대상 기록물 심사결과서를 받은 후에 적정성 여부를 심사하여 그 결과를 기입한다. ⑫ 사유 : 전문요원의 검토 의견에 대한 사유를 기입한다. ⑬ 심의회 의견 : 심의회 최종 의견을 기입한다.

[별지 제4호 서식]

문서고 출입대장

일 자	출 입 자 인 적 사 항			출 입 사 유	확 인
	소 속	직 급	성 명 (서명)

[별지 제5호 서식]

기록물 반출․반입서

구 분 (반출/반입)	일자	반출/반입자 인적사항			기 록 물 목 록			기간	사유	확인
		소 속	직 급	성 명 (서명)	제 목	형 태	수 량